W uzasadnieniu do projektu napisano, że zbudowany w 2001 r. system teleinformatyczny Krajowego Rejestru Sądowego nie wykorzystuje w pełni nowoczesnych technologii informatycznych. Tymczasem aktualny poziom rozwoju informatyki pozwala na jej zastosowanie w szerokim zakresie łącznie z automatyzacją wielu czynności, które dziś są wykonywane ręcznie i pochłaniają zarówno stronom jak i pracownikom sądów wiele czasu.
Dlatego w projekcie zaproponowano wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru przedsiębiorców KRS z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. Poza tym stworzone ma zostać Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, wprowadzony ma być obowiązek składania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej w odpowiednim formacie danych.
Zdecydowano, że KRS zostanie zintegrowany z systemem integracji rejestrów (BRIS), ponadto w Internecie zostaną udostępnione pełne dane o podmiotach, a niektóre wpisy zostaną zautomatyzowane.
„Wprowadzenie elektronicznej formy wniosków składanych do rejestru przedsiębiorców (i dołączonych do nich dokumentów stanowiących podstawę wpisu) znacznie ułatwi stronie złożenie wniosku i komunikację z sądem rejestrowym, a także przyspieszy wydanie przez sąd rejestrowy rozstrzygnięcia” – oceniono w uzasadnieniu do projektu.
Wyjaśniono, że aktualnie bolączką przedsiębiorców jest konieczność wypełniania wielu papierowych formularzy i załączników, w odniesieniu do których nie zawsze mają pełną wiedzę, w jaki sposób powinny zostać wypełnione poszczególne pola. Dlatego ok. 25 proc. wniosków jest zwracanych, co znacznie oddala moment wydania przez sąd merytorycznego rozstrzygnięcia w sprawie.
„Docelowo złożenie wniosku za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będzie łatwiejsze, niż wypełnienie papierowych formularzy. Po pierwsze, system nie pozwoli na pozostawienie jako pustych pól, których wypełnienie jest obligatoryjne. O konieczności wypełnienia danego pola strona będzie informowana. Po drugie, system będzie zawierał szereg podpowiedzi np. możliwość wyboru z listy, co uniemożliwi wypełnienie wniosku w sposób wadliwy” – zapewniają autorzy projektu.
Poza tym, po zadeklarowaniu przez wnioskodawcę, jaki jest przedmiot wniosku, system sam „wymusi” podanie przez stronę określonych danych.
„System będzie działał intuicyjnie i zostanie zbudowany w sposób przyjazny dla użytkownika. Już dziś w ramach działania tzw. systemu S24 zaobserwowano, że w przypadku złożenia wniosku za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zwracanych jest zaledwie około 6 proc. wniosków, a wskaźnik ten wraz z dopracowaniem systemu powinien się jeszcze zmniejszyć” – oceniono.
W uzasadnieniu podkreślono, że w ciągu 16 lat funkcjonowania KRS stał się ważnym źródłem informacji o podmiotach, wzmacniającym pewność i bezpieczeństwo obrotu. W praktyce każdy podmiot podlegający wpisowi do KRS – rejestru przedsiębiorców lub rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej – w obrocie prawnym legitymuje się odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego.
Wyjaśniono, że w sześciu działach rejestru zawarte są podstawowe dane o podmiocie, pozwalające na ustalenie jego formy prawnej, adresu siedziby, sposobu reprezentacji oraz osób uprawnionych do reprezentacji, organu nadzoru i jego składu, celu lub przedmiotu działalności, sposobu powstania lub ustania jego bytu prawnego, a także informacje o ustanowionym kuratorze lub likwidatorze oraz o ewentualnych zaległościach publiczno-prawnych podmiotu.
Dodano, że wszystkie funkcje, jakie spełnia KRS, czyli: ewidencyjna, informacyjna, legalizacyjna i gwarancyjna – z roku na rok zwiększają swe znaczenie, nie tylko w obrocie krajowym, ale i w obrocie międzynarodowym. Wskazano, że w pełni jawne dane z KRS, badane przez sąd rejestrowy, przyczyniają się do wzmocnienia bezpieczeństwa obrotu.
„Bardzo często dane zawarte w rejestrze i w aktach rejestrowych stanowią istotny element oceny wiarygodności przyszłego partnera lub kontrahenta” – podkreślono.
Zgodnie z danymi MŚ, w 2010 r. wpisano: do rejestru przedsiębiorców – 23 tys. 882 podmiotów; do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej – 5 tys. 61 podmiotów; do rejestru dłużników niewypłacalnych – 64 tys. 170 podmiotów.
Dla porównania w 2015 r. wpisano: do rejestru przedsiębiorców – 48 tys. 119 podmiotów; do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej – 6 tys. 918 podmiotów; do rejestru dłużników niewypłacalnych – 68 tys. 250 podmiotów.
„Tak więc z roku na rok wzrasta ogólna liczba podmiotów pozostających we właściwości sądu rejestrowego, które to podmioty sąd rejestrowy powinien +obsłużyć+ zarówno w zakresie składanych przez nie wniosków jak i ewentualnych postępowań przymuszających” – podano.
Projekt, jak wskazano, przewiduje zmiany w czterech głównych kategoriach. To wzmocnienie pewności i bezpieczeństwa obrotu; zmiany związane z wykorzystaniem nowych technologii informatycznych; uproszczenie dokonywania tzw. wpisów ewidencyjnych do rejestru przedsiębiorców oraz zmiana sposobu i zakresu ujawniania informacji o zaległościach płatniczych podmiotu; zmiany proceduralne i porządkowe.